Yrityksen toimintaa analysoidessa pitää ymmärtää yrityksen toimintaa ja sen toimintaympäristöä. Sama pätee minkä tahansa toiminnan johtamisessa. Pelkät numerot eivät kerro kaikkea ”totuutta”. Jos pelkkien numeroiden perusteella johdetaan, saatetaan tahtomatta tehdä asioita, joita ei haluta. Ehkä hiukan kaukaa haettu, mutta karmaiseva esimerkki oli Stalinin 30-luvun Neuvostoliitto. Tavoitteena oli vahva teollistuminen, johon tarvittiin ulkomaista valuuttaa. Valuuttaa saatiin viemällä viljaa. Tavoite onnistui, mutta se maksoi miljoonien omien kansalaisten nälkäkuoleman.
Kun puhutaan numeroilla johtamisesta, pitää ensin erottaa, ja käsitellä, kaksi asiaa. Ensinnäkin mitä numeroita ja miksi. Toiseksi kuka vastaa ja millaisia numeroilla johtavia tyyppejä ovat.
Ne numerot ja luvut mitä meillä yritystoiminnassa on, voidaan jakaa karkeasti neljään ryhmään; menneisyys, päivittäinen, toiminnan seuraaminen ja tulevaisuus.
Menneisyys
Ehkä tunnetuimmat ja käytetyimmät yrityksen numerot löytyvät tuloslaskelmasta ja taseesta. Ne ovat kirjanpidon tärkeimmät ja liiketoiminnan laista juonnettuja arvoja tai lukuja. Niiden tekeminen ei ole ainoastaan tärkeää, vaan ne ovat myös pakollisia. Määrämuotoisuuden takia ne ovat myös hyviä vertailtavia lukuja, kun verrataan eri yrityksiä keskenään. Tasetta ja tuloslaskelmaa voidaan analysoida eri suhdelukujen avulla, jolloin vertailu yrityksien kesken parantuu. Ne kertovat melko kattavasti yrityksen menneisyydestä, mutta ne antavat harvoin vastauksen kysymykseen miksi.
Miksi kysymykseen saadaan jonkin verran lihaa luiden ympärille, kun otetaan esille yrityksen hallituksen strategiat ja niistä johdetut päätökset samalle ajalle kuin mitä tasetta ja tuloslaskelmaa seurataan. Noihin kahteen laskelmaan ne vaikuttavat suoraan ja niiden hyvistä tai huonoista luvuista on yrityksen hallitus vastuussa.
Tuloslaskelman ja taseen luvuilla pystyy seuraamaan myös kilpailijoita. Tämä ei ole mahdollista kuin muutaman kuukauden päästä tilinpäätösten valmistuttua, ellei ole esim. pörssiyhtiö, jotka raportoivat melko kattavasti useamman kerran tilikauden aikana.
Päivittäiset luvut
Päivittäiset numerot voidaan jakaa kahteen osaan; toiminnan seuraamiseen ja johtamiseen. Toiminnan seuraamisessa tärkeimpiä on kassa, jossa varmistetaan, että raha riittää nyt ja jonkin matkaan tulevaisuudessa. Reagoiminen kassavajeeseen ennakkoon on äärettömän tärkeää. Esimerkiksi maksuajan siirto ennen eräpäivää, varmistaa yleensä luotonantajan luottamuksen ja usein säästää myös mahdolliset viivästyskorot, Nuo kaksi asiaa menetetään varmasti silloin, kun reagoidaan jälkikäteen.
Myös tulorahoituksen aktiivinen seuraaminen on ensisijaisen tärkeää. Maksuaikojen ylitysten rajoittaminen vaatii aktiivista perintätoimintaa, ja luottotappiona menetetyt tulot ovat suoraan pois tuloksen viimeiseltä riviltä.
Toiminnan seuraaminen
Toteutuneiden arvojen seuraamisessa yleensä pelikaverina on vastaava budjetoitu arvo. Eihän budjetointiin vertaaminen ole välttämätön, mutta antaa lukuihin enemmän sisältöä, kun voidaan sanoa onko se plus vai miinus. Toki vertailu voi olla vain johonkin edelliseen vastaavaan aikaan.
Kuukausittaisiin, tai muihin lyhyiden jaksojen, provision tai muihin palkkion maksuihin voidaan sitoa hyvin monia yrityksen lukuja. Olennaista näissä on vain se, että provision saaja pitää pystyä vaikuttamaan seurattaviin lukuihin. Eli provision suhde kykyyn vaikuttaa seurattavaan arvoon pitää olla balanssissa. Työntekijälle on erittäin turhauttavaa, jos provision merkitys hänen palkkaansa on suuri, mutta hänen vaikutuksensa siitä laskettavaan lukuun on pieni. Se mistä maksetaan provisioita voivat olla määrällisiä arvoja eli rahassa tai kappaleissa mitattavia, mutta ne voivat olla myös laadullisia arvoja.
Laadullisien arvojen seuraamisessa on se etu, että sieltä saattaa löytyä syitä miksi joku muu luku on sitä mitä se on. Työntekijöillä on yleensä suuri mahdollisuus vaikuttaa laadullisiin arvoihin ja yllättävän usein niissä on kyse tekemisen asenteesta. Mutta aina ei ole laadullisissa arvoissa kyse suoraan työntekijöistä. Esimerkiksi, jos päätetty järjestelmä, on se sitten verkossa tai palvelupisteessä, ei ole tarpeeksi käyttäjäystävällinen, aiheuttaa se huonompi laatuista palvelua.
Käyttäjätyypit
Miksi lukuja seurataan, johtuu siitä, että valvovaviranomainen tai organisaatio vaatii. Myös edunvalvontajärjestöt keräävät lukuja yrityksistä. Harmittavan usein erilaisia lukuja tai arvoja kerätään vain siksi, että aina on tehty niin tai siksi, että joku vain haluaa tietää asioista. Kaikkien kerättyjen lukujen takana on jonkinlainen resurssi ja turhaan kerätty tieto vain kuluttaa resurssia.
Meihin lukujen käyttäjiin vaikuttaa luvut eri tavalla. Lukujen ja numeroiden käyttäjä tyyppejä on välinpitämättömästä runnojaan. Tässä yksi näkemys lukujen käyttäjistä eli niistä, jotka käyttävät lukuja joko itsensä tai muiden johtamisessa:
- Välinpitämätön ei joko ymmärrä tai välitä luvuista. Ne ovat hänen mielestään vain lukuja, jotka ovat tänään nämä ja huomenna varmaan jotain muuta. Hän ei myöskään välitä lopettaa lukujen keräämistä.
- Osa pelkää Tämä on yksi hyvä esimerkki huonosta johtamisesta, koska pelätään epäonnistumisia. Silloin luku tai tulos jostain, kertoo onko onnistuttu vai epäonnistuttu. Epäonnistumisen pelko saattaa johtaa liian voimakkaisiin korjausreaktioihin. Aletaan ns. puristamaan liikaa mailaa.
- Aina ei uskota Epäillään, että niiden keräämisen järjestelmät eivät toimi tai joku pääsee manipuloimaan lukuja. Päätöksiä tehdään mutu-tuntumalla, vaikka luvut näyttäisivät toiseen suuntaan.
- Ei osaa sanoa selvästi mitä haluaa. Lukujen kerääjille ja niitä analysoiville on turhauttavaa se, ettei osata sanoa selvästi mitä lukuja halutaan. Tähän sarjaan kuuluvat myös ne, jotka haluavat tutkia epäolennaisia asioita. Molemmissa on kyse siitä, ettei ymmärretä mitä halutaan, eikä ymmärretä mitä lukuja on mahdollista saada.
- Mitään kovin hyviä johtajia eivät ole runnojatkaan. He lukevat lukuja kuin lakia ja vain ne kertovat oikean totuuden ottamatta huomioon tilanteita tai olosuhteita niiden muodostumiseen.
- Tunnuslukujen ja arvojen hyväksikäyttäjätkään eivät ole parhaita yrityksen numeroiden käyttäjiä. Tähän ajaudutaan helposti silloin, kun jollain tunnusluvulla tai arvolla on vaikutus palkkaukseen tai palkkioihin. Mitä suurempi tuo vaikutus on, sitä suurempi vaara on käyttää niitä hyväksi oman tulotason kohottamiseen. Hyvin toimiessaan nämä ovat hyviä kannustimia ja sitouttajia.
- Parhaita yrityksen tunnuslukujen ja arvojen käyttäjiä ovat ne, jotka ymmärtävät mitä ne ovat, miksi ne ovat sitä mitä ovat ja mitkä toimenpiteet voisivat auttaa niitä muuttumaan lähemmäksi sitä mikä on tavoite.
Lukujen esittämisessä on tärkeää, että yhdellä silmäyksellä saadaan käsitys mitä halutaan tuoda esille. Erilaiset taulukot toimivat hyvin, kun on paljon lukuja ja niitä verrataan johonkin, mutta graafisia kuvioita kannattaa käyttää, jos on vähänkään mahdollista.